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働き方の基本から【書き方編】『知らない秘策より、知っている基本』

働き方のすゝめ
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これはほぼ例外のない真実ですが、一流のお店は食器の1つ1つが凄まじく清潔だし、テーブルやカウンターはもちろん、店内の隅々まで塵一つない。トイレもこれでもか、というくらいきれいです。

そしてこのような「基本を徹底的に大切にする姿勢」は、どのような業界の一流にも共通しています。

どんな職業でも一流の仕事とは、一流の基本の積み重ね

 

メールの書き方

できる人ほどメールは即リプライ

「うわっ、もうメールの返事来とる…。ほんま息つく暇もなく、メールが返ってくるわー

。こっちも負けてられへんで! あっちがビビるくらいのスピードでメール打ち返したるさかい、待っとれよー!」

仕事ができる人のメールの特徴で真っ先に思い浮かぶのは、なんといっても返事が早いことです。

メールの返信速度で、仕事能力全体が判断される?

たかだかメールの返事のスピードくらい、と思ってはいけません。これは一事が万事で、「いまできる仕事はすぐ片付ける」習慣の有無が、メールの返信速度ひとつに如実に反映されるのです。

メールの返信速度が遅い人は、仕事の進捗もたいてい遅く、デッドラインも破りがちで、どんな仕事でも結局後回しにする習性があるものです。

何かと集中力や責任感があり、重要な仕事を任され、相手の気持ちを汲んで仕事ができている人は、総じてメールのスピードも速い。そして実際の話、メール一本でその他の多くの仕事能力が想像されてしまうのです。

メールを瞬時に返すことは、今ある仕事を後回しにしない自制心、何事も締め切り寸前ではなく前倒しで行う自己規律、そして相手への敬意や配慮の有無など、仕事の生産性の高さにまつわるすべてが表れてしまいます

 

メールの文字数をリストラせよ

「英語のメールは同じ内容を半分の文字数で書くように心がけて。英語は重複や下手な表現がすごく目立つ言語だから」

これはメールに限った話ではないが、簡潔な文章を書けるだけで、かなり出世するもの。

とくに英語は文章の構造が日本語に比べて明確なので、仕事能力の高い人たちは不要な重複表現を排除することに全神経を注ぐ。

こうした「文章を短くすることへのこだわり」は仕事能力を大きく左右します。

実際のところ、メール一本にも、その人の論理的思考力、論理的説明能力、語彙力、そして無駄と重複を省き、かといって必要なポイントははずさない「効果的なコミュニケーション能力」のすべてが、否が応でもあらわてしまうのです。

 

メモの取り方

できる人ほど、鉄壁のメモとり魔

一流の仕事には「漏れ」がない

若手時代から仕事のできる人は、とにかくメモをとるスピードも速い。

仕事ができて信頼される人というのは、「この人に任せておけば、言ったことは正確に理解され、漏れなく実行してもらえる」という安心感を与えるもの。

議論が共有され、実行されるという安心感の基本にあるのが、「この人は聞き逃さず、きちんとメモを取っている」と思わせるメモとり力です。

メモをとらない部下ほど、憎たらしい存在はない

メモをとらない、または穴だらけの適当なメモを書いていると、仕事への真摯な姿勢が疑われかねない。

メモとりを舐めてはいけません。メモをとる力というのはほぼすべての業種、職種で求められる力なので、この基本をしっかり守るだけでかなり食べていけます。

メモひとつにも仕事への姿勢全般、とくに「漏れのない、鉄壁の注意力」があらわれることを肝に銘じておきましょう

 

一流のメモは常にピラミッド構造

論理的思考能力は、万事の細部にあらわれる

 

どんな企業でもさっさと出世していく一流の人材に共通するのは、メモをとるとき、たんに書き殴るのではなく、整然とした論理構造でメモを仕上げていくことです。

構造化されたメモは、高い論理的思考力の象徴

どんな仕事でも、特に若いころはメモを取る役割が多く、会議が多い会社だとメモをとってそれを議事録に落としているだけで日が暮れることもあります。

だからこそ、一つ一つのメモの論理性を高め、チームの生産性向上に貢献することが重要なのです。

 

資料づくり

資料はシンプルな一枚で要約

アウトプット・イメージの全体像を、最初に共有する

 

「何度も言ってるんだけどさ、全体の『ストーリライン』をまず見せてくれない?」

 

というのは新卒のコンサルがよく上司から叱られることですが、要するにプレゼンをつくるときは、まず話の全体像を先に作り、その「アウトプット・イメージの大枠」で合意しないと、どれだけ細部を詰めたところで、あとでどんでん返しが起こってしまうということです。

仕事能力が高い人は、メールにしてもプレゼンにしても極力短くシンプルにし、「全体像と構造が浮き彫りになる資料」に徹底的にこだわります。

 

資料づくりも、神は「細部」に宿る

小さなミスに、大きさ羞恥心を感じる責任感が大切

 

完璧と単純ミスの間にある「羞恥心」

一流の人材は資料作成に関し、小さなミスに対する恥じらいの気持ちが強い。

仕事のできない人は、資料にミスがあろうと「このくらい、ええじゃないか」とおおらかに構え、会社のロゴが1㎜ずれていようが、間違って他者のロゴになっていようが、江戸末期に起こったええじゃないか祭が始まり、富士急の「ええじゃないか」に乗らされます。

「神は細部に宿る」という言葉をよく聞きますが、細部の完璧さを究めるものだけが、一流の高みを目指せるのです。完璧な資料と単純ミスの間には、ケアレスミスひとつにとどまらない途方もなく大きな違いが存在するのです。

 

次は、話し方について→働き方の基本【話し方】

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